Katalog hurtowni

Katalog hurtowni to dokument, który oszczędza najwięcej czasu w całym modelu. Nie chodzi o listę nazw i telefonów — chodzi o zapis warunków, do których wraca się przy każdym zamówieniu i każdej reklamacji.

Co wpisać do katalogu

Dla każdej hurtowni prowadź jeden wpis z tymi polami:

• Nazwa i adres — plus odległość w minutach jazdy od miejsca pakowania.
• Osoba kontaktowa — imię, telefon, mail do opiekuna handlowego.
• Kategorie i asortyment — co dokładnie mają, czego nie mają.
• Cennik — gdzie leży, kiedy aktualizowany, czy jest netto.
• Warunki płatności — przedpłata, przelew 7/14 dni, pobranie.
• Minimalne zamówienie — kwota i liczba sztuk.
• Forma dostawy — kurier, transport własny, odbiór osobisty, godziny odbioru.
• Termin kompletacji — do której godziny przyjmują zamówienia i kiedy realizują.
• Integracja — API, CSV, FTP, brak. Częstotliwość aktualizacji.
• Zwroty i reklamacje — czy przyjmują towar od sprzedawcy, kto płaci transport, jaki termin rozpatrzenia.
• Jakość pakowania — jak zabezpieczają towar, czy zdarzają się uszkodzenia.
• Uwagi — wszystko, co nie pasuje do rubryk: „nie odbierają telefonu po 15:00”, „przy większych zamówieniach dają rabat”.

Dlaczego akurat te pola

Wysyłka i terminy decydują o tym, co obiecujesz klientowi w opisie oferty. Bez tych danych piszesz terminy „na wyczucie”, a potem tłumaczysz się z opóźnień.

Zwroty to najczęstsze źródło nieporozumień. Hurtownia, która nie przyjmuje zwrotów od sprzedawców, oznacza, że każdy zwrócony produkt zostaje u Ciebie. To trzeba wiedzieć przed pierwszą sprzedażą, nie po dziesiątej.

Płatności wpływają na płynność. Jeśli hurtownia wymaga przedpłaty, a Ty rozliczasz się z platformą co dwa tygodnie, potrzebujesz rezerwy gotówki.

Gotowość do integracji decyduje o liczbie godzin, które spędzisz przy aktualizacjach. Gdy hurtownia nie ma API ani pliku, katalog da się czytać z panelu B2B — tak działa Synter, integracja hurtowni z Base i Apilo, którą rozwijam (Karol Golec). Zanim ją zamówisz, sprawdź jedno: czy hurtownia przyjmuje zamówienia automatycznie, bo część dostawców dopuszcza wyłącznie ręczne składanie w panelu.

Gdzie trzymać katalog

Najprościej: arkusz kalkulacyjny z jednym wierszem na hurtownię i kolumnami jak wyżej. Warto go udostępnić sobie na telefonie — przy rozmowie z hurtownią dużo łatwiej zadać właściwe pytanie, mając listę przed oczami.

Jeśli współpracujesz z kimś, arkusz powinien być wspólny i mieć datę ostatniej aktualizacji przy każdym wpisie.

Jak go uzupełniać

1. Przy pierwszym kontakcie wypełnij pola podstawowe: kontakt, kategorie, minimum, płatności.
2. Po pierwszej dostawie dopisz realne terminy i jakość pakowania — deklaracje rzadko się zgadzają z praktyką.
3. Po pierwszej reklamacji zapisz, jak przebiegła. To najcenniejsza informacja w całym katalogu.
4. Raz w miesiącu przejrzyj wpisy i oznacz te, które są nieaktualne.

Ocena hurtowni w skrócie

Dobrym zwyczajem jest dopisanie do każdego wpisu krótkiej oceny w trzech wymiarach:

• Dostępność — jak często zdarzają się braki,
• Terminowość — czy wysyłają w deklarowanym czasie,
• Obsługa — jak szybko i rzeczowo odpowiadają.

Trzy oceny w skali 1–5 wystarczą, żeby po kwartale wiedzieć, z kim warto pracować dalej, a z kim rozstać się bez żalu.

Ostrzeżenie

Katalog, którego nie aktualizujesz, jest gorszy niż jego brak — bo ufasz nieaktualnym danym. Jeśli wpis ma pół roku i nie ma daty weryfikacji, traktuj go jak notatkę, nie jak fakt.

Dobra hurtownia to nie ta z najlepszą ceną, a ta, której warunki znasz na pamięć. Katalog jest sposobem, żeby tę wiedzę mieć zawsze pod ręką.