Kryteria wyboru hurtowni

Cena to najczęstsze kryterium wyboru hurtowni i jednocześnie najsłabsze. Rabat o dwa punkty procentowe nie uratuje współpracy, w której towar dojeżdża w pięć dni, a braki zgłaszane są po fakcie. Oto lista kryteriów, które naprawdę decydują.

1. Cennik i realna marża

Poproś o cennik netto i sprawdź, czy zawiera wszystkie koszty: transport, pakowanie, opłaty manipulacyjne. Hurtownia z pozornie niższą ceną często dolicza koszty, których nie widziałeś w ofercie.

Policz marżę na trzech produktach, które chcesz sprzedawać:

cena sprzedaży − cena zakupu − transport − opakowanie − prowizja − koszt reklamy

Jeśli wychodzi mniej niż kilkanaście złotych na sztuce, model będzie trudny do utrzymania.

2. Stany magazynowe i ich wiarygodność

To najważniejsze kryterium z całej listy — bez realnego stanu nie masz czym handlować. Zapytaj, jak często aktualizowany jest stan magazynowy i czy jest udostępniany w pliku. Hurtownie, które pokazują realny stan co godzinę, są warte więcej niż te z opisem „dostępne” przy każdym produkcie.

Poproś o informację, jak wygląda sytuacja, gdy towar kończy się w trakcie realizacji. Dobra hurtownia informuje o braku tego samego dnia, zła — po trzech dniach, kiedy już obiecałeś klientowi wysyłkę.

3. Terminy kompletacji i wysyłki

Kluczowe pytania: do której godziny przyjmujecie zamówienia? Kiedy realizujecie je tego samego dnia? Ile trwa dostawa do mojego miasta? Czy wysyłacie w soboty?

Zbierz te dane w jednym miejscu — będą podstawą do wyliczenia terminu w opisach ofert.

4. Warunki zwrotów i reklamacji

• Czy przyjmujecie zwroty od sprzedawców (nie tylko od konsumentów)?
• Kto pokrywa koszt transportu przy reklamacji jakościowej?
• Jaki jest termin rozpatrzenia reklamacji?
• Czy wymagacie protokołu i zdjęć?

Hurtownia, która „rozpatruje reklamacje indywidualnie”, zwykle znaczy „jak nam się będzie chciało”.

5. Gotowość do integracji

Ideał: API z produktami, stanami i składaniem zamówień. Dobry standard: plik CSV aktualizowany codziennie. Akceptowalne minimum: cennik XLS wysyłany mailem na życzenie.

Im mniej automatyzacji, tym więcej Twojej pracy przy aktualizacji ofert. O tym, jak to wygląda w praktyce, mówi moduł o integracjach.

Brak integracji z Base lub Apilo nie skreśla hurtowni — katalog i zamówienia da się spiąć narzędziem szytym pod jednego dostawcę (np. Synter, synter.pl). Taka integracja kosztuje jednak jak projekt: opłata za wykonanie plus abonament. Lepiej wiedzieć o niej przed wyborem hurtowni niż po podpisaniu umowy z dostawcą, który nie ma ani API, ani pliku.

6. Płatności i minimum logistyczne

Warunki płatności: przedpłata, przelew 7 dni, pobranie? Minimalne zamówienie: jedna sztuka czy cała paleta? Czy jest minimalna wartość zamówienia w miesiącu?

Model cross-dockingu lubi hurtownie bez progu — zamawiasz tyle, ile sprzedałeś.

7. Sposób pakowania i stan towaru

Zapytaj, jak pakują towar do transportu. Jeśli dostajesz produkty luzem w kartonie bez przekładek, ryzyko uszkodzeń rośnie, a Ty płacisz za to reklamacjami. Warto zamówić próbkę i sprawdzić na własne oczy.

8. Komunikacja

Przetestuj ją przed podpisaniem umowy: napisz mail z pytaniem i zmierz czas odpowiedzi. Sprzedawca, który nie odpowiada przed współpracą, po współpracy nie odpowie tym bardziej.

9. Dokumenty i legalność

Faktury na firmę, poprawny NIP, jasne zasady rozliczeń. Jeśli hurtownia „wystawi paragon, a fakturę później”, to sygnał, że dokumentacja nie jest jej mocną stroną.

Punktacja, która porządkuje wybór

Oceń każdą hurtownię w skali 1–5 w powyższych dziewięciu obszarach. Zsumuj punkty i porównaj dwie–trzy najlepsze. Hurtownia, która wygrywa tylko ceną, prawie nigdy nie wygrywa w dłuższej perspektywie.

Wybór hurtowni to decyzja logistyczna, nie zakupowa. Patrz na to, jak przebiega dostawa i obsługa, a cena niech będzie jednym z dziewięciu kryteriów, nie jedynym.